Algemene voorwaarden

1. Toepasselijkheid en totstandkoming

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod en elke overeenkomst tussen BEK Management en het restaurant. De overeenkomst komt tot stand op het moment dat je een account aanmaakt of een abonnement afsluit. Bij het aanmaken van een account word je gewezen op deze voorwaarden en de privacyverklaring; ze zijn doorlopend raadpleegbaar en op te slaan via deze pagina.

Eigen inkoop- of andersluidende voorwaarden van het restaurant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.

2. De dienst

BEK Management levert een webapplicatie waarmee een restaurant een digitaal menu beheert, QR-codes per tafel genereert, bestellingen live op een keukenscherm ontvangt en betalingen int via een eigen, gekoppeld Mollie-account.

De betaling van de gast loopt rechtstreeks naar het Mollie-account van het restaurant. BEK Management is geen partij bij die betaling, houdt op geen enkel moment gelden van gasten of van het restaurant onder zich, en is geen betaaldienstverlener in de zin van de Wet op het financieel toezicht. De relatie met Mollie, en de voorwaarden daarvan, is een zaak tussen het restaurant en Mollie.

De dienst wordt geleverd als “software as a service”. Wij leveren geen hardware. Waar de dienst afhankelijk is van apparatuur van het restaurant (tablet, keukenscherm, bonprinter, internetverbinding) is het restaurant zelf verantwoordelijk voor de werking daarvan.

3. Abonnement, prijs en btw

Het gebruik van BEK Management werkt op basis van een abonnement per restaurant, per maand vooruit betaald. Er zijn twee producten:

• Bestellen & betalen: volledige bestel-QR met menu, mandje, online betaling en keukenbord. € 150,00 per maand excl. btw (€ 181,50 incl. btw).
• Alleen menukaart: digitale menukaart via QR, zonder bestellen en betalen. € 50,00 per maand excl. btw (€ 60,50 incl. btw).

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Het bedrag dat maandelijks van je rekening wordt afgeschreven is het bedrag inclusief btw. Over het abonnement wordt het geldende Nederlandse btw-tarief in rekening gebracht. Bij een wijziging van het wettelijke btw-tarief wordt het eindbedrag daarop aangepast, zonder dat dit als prijsverhoging geldt.

De transactiekosten die Mollie per betaling rekent, komen voor rekening van het restaurant en staan volledig los van het abonnement van BEK Management.

4. Automatische incasso (SEPA)

Het maandbedrag van het abonnement wordt via SEPA-incasso (doorlopende machtiging) van je zakelijke rekening afgeschreven. Door het abonnement af te sluiten geef je BEK Management een doorlopende machtiging om het abonnementsbedrag maandelijks te incasseren, en machtig je je bank om die afschrijving uit te voeren. De machtiging wordt bij de eerste betaling vastgelegd via onze betaalprovider Mollie.

• Bedrag en moment. De incasso vindt maandelijks plaats voor het overeengekomen, vaste abonnementsbedrag (inclusief btw), op of kort na dezelfde dag van de maand als de eerste betaling.
• Vooraankondiging. Omdat het om een vast maandbedrag op een vast moment gaat, geldt deze overeenkomst, samen met de bevestiging van je abonnement waarin bedrag en incassodatum staan, als vooraankondiging voor alle daaropvolgende termijnen. Partijen komen daarmee uitdrukkelijk een kortere vooraankondigingstermijn overeen dan de standaardtermijn van veertien dagen uit de SEPA-regels. Wijzigt het bedrag of het moment, dan informeren wij je daarover ten minste veertien dagen vooraf.
• Herkenning op je afschrift. De incasso loopt via onze betaalprovider Mollie. Op je bankafschrift verschijnt daarom de incassant-ID (Creditor Identifier) van Mollie, met BEK Management als omschrijving, plus het machtigingskenmerk. Dezelfde gegevens staan op de factuur die je van ons ontvangt, zodat je de afschrijving en de factuur aan elkaar kunt koppelen.
• Terugboeken. Ben je het niet eens met een afschrijving, dan kun je die op grond van de SEPA-regels en de voorwaarden van je bank binnen acht weken (56 kalenderdagen) na afschrijving zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Gaat het om een incasso waarvoor je geen geldige machtiging hebt afgegeven, dan geldt een termijn van dertien maanden. Een terugboeking heft de betalingsplicht voor het abonnement niet op: het openstaande bedrag blijft verschuldigd.
• Mislukte incasso. Lukt een incasso niet (bijvoorbeeld door onvoldoende saldo, een geblokkeerde rekening of een ingetrokken machtiging), dan mogen wij het bedrag opnieuw aanbieden. De actuele status van je abonnement zie je op elk moment in je dashboard; wat er daarna gebeurt staat in sectie 5.
• Intrekken van de machtiging. Je kunt de machtiging op elk moment intrekken bij je bank of bij ons. Intrekken is geen opzegging: het abonnement loopt door tot je het volgens sectie 12 opzegt, en de openstaande termijnen blijven verschuldigd. Wij mogen in dat geval een andere betaalwijze verlangen.

5. Te late betaling en opschorting

Slaagt een incasso niet, dan biedt onze betaalprovider het bedrag volgens haar eigen procedure automatisch opnieuw aan. Zolang die pogingen lopen blijft je toegang tot het dashboard en blijven je QR-codes gewoon werken: één mislukte incasso legt je zaak dus niet stil. Je kunt de status van je abonnement op elk moment zelf in je dashboard inzien.

Wordt de incasso-opdracht door de betaalprovider definitief beëindigd omdat betaling uitblijft, dan vervalt de toegang tot het dashboard en worden de actieve QR-codes gedeactiveerd, totdat het openstaande bedrag is voldaan en het abonnement opnieuw is geactiveerd. Je gegevens, menu's en bestelhistorie blijven daarbij bewaard.

Bij verzuim ben je als ondernemer de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd. Opschorting ontslaat je niet van de betalingsplicht over de periode van opschorting. Gegevens worden tijdens een opschorting niet verwijderd.

6. Verplichtingen van het restaurant

• Zorgen dat het menu, de prijzen, de allergenen-informatie en de beschikbaarheid van gerechten juist en actueel zijn. Het restaurant is jegens zijn gasten zelf verantwoordelijk voor de juistheid van deze informatie en voor de levering van de bestelling.
• Een geldig en geverifieerd Mollie-account koppelen om betalingen te kunnen ontvangen, en de voorwaarden van Mollie naleven.
• De inloggegevens veilig houden, ze niet delen buiten het eigen personeel, en ons direct informeren bij een vermoeden van misbruik.
• De dienst niet gebruiken voor onwettige doeleinden, niet onevenredig belasten en niet doorverkopen of aan derden ter beschikking stellen.
• Voldoen aan de eigen wettelijke verplichtingen als horecaondernemer, waaronder de kassa- en administratieplicht, voedselveiligheid en de informatieplichten richting gasten.

7. Beschikbaarheid, eerlijk gebruik en bijzondere kosten

Wij spannen ons in om BEK Management continu beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken werking. Gepland onderhoud voeren we zoveel mogelijk buiten reguliere openingstijden uit. Storingen bij onze leveranciers (hosting, database, betaalprovider, internetverbinding) en overmacht kunnen de dienst tijdelijk beïnvloeden.

Er geldt geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage (SLA) tenzij dat apart schriftelijk is overeengekomen. Valt de dienst door een oorzaak die aan ons toe te rekenen is langer dan 24 aaneengesloten uren uit, dan crediteren wij op verzoek het abonnementsbedrag naar rato over die periode. Dat is bij uitsluiting de vergoeding voor onbeschikbaarheid: er is geen boete, geen omzetgarantie en geen vergoeding van gemiste bestellingen. Wij melden een storing zo snel mogelijk en herstellen die met voorrang.

Het abonnement is bedoeld voor normaal gebruik door één horecavestiging: gasten die aan tafel de menukaart bekijken, bestellen en betalen. Om de dienst voor alle klanten stabiel te houden mogen wij redelijke technische grenzen stellen, zoals limieten op het aantal aanvragen per minuut.

Wijkt het gebruik van jouw vestiging structureel en aanzienlijk af van normaal gebruik, en leidt dat aantoonbaar tot extra kosten bij onze leveranciers (hosting, database, opslag, e-mail of betaalprovider), dan mogen wij die werkelijk gemaakte extra kosten aan je doorbelasten. Wij melden dat vooraf schriftelijk, onderbouwd met de betreffende afrekening, en geven je eerst een redelijke termijn om het gebruik terug te brengen. Kosten van vóór die melding belasten we niet door.

Die aankondiging vooraf geldt niet als de extra kosten voortkomen uit misbruik of uit een oorzaak die aan jou is toe te rekenen, zoals geautomatiseerd verkeer, belastingtests, het delen van toegangsgegevens, of een beveiligingsincident dat via jouw account of apparatuur ontstaat. Die kosten, en de kosten van het opruimen ervan, komen volledig voor jouw rekening. Bij acuut gevaar voor de stabiliteit of veiligheid van de dienst mogen wij het gebruik onmiddellijk beperken of opschorten; wij informeren je daar direct over.

8. Intellectueel eigendom en gebruiksrecht

Alle rechten op de software, de vormgeving, de documentatie en de merken van BEK Management berusten bij ons of bij onze licentiegevers. Je krijgt voor de duur van het abonnement een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor je eigen horecabedrijf. Broncode wordt niet geleverd.

De gegevens die je zelf invoert, zoals je menu, foto's, prijzen, bedrijfsgegevens en bestelhistorie, blijven van jou. Je verleent ons uitsluitend het recht die gegevens te gebruiken voor zover nodig om de dienst te leveren. Wij gebruiken je gegevens niet om jouw zaak te beconcurreren en verkopen ze niet door.

9. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid voor schade is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementskosten (exclusief btw) hebt betaald. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde omzet, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens en schade door bedrijfsstagnatie.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van BEK Management of haar leidinggevenden, en niet bij schade door dood of lichamelijk letsel. Zij gelden evenmin voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan.

Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen, fouten of vertragingen bij Mollie, de bank van het restaurant of de bank van de gast, noch voor bestellingen die het restaurant zelf verkeerd uitvoert. Je vrijwaart ons voor aanspraken van gasten of derden die voortvloeien uit de uitvoering van bestellingen, de juistheid van je menu of het niet nakomen van je eigen wettelijke verplichtingen.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt als je ons niet binnen twee maanden na ontdekking schriftelijk hebt geïnformeerd, en in elk geval twaalf maanden na de gebeurtenis.

10. Overmacht

Er is sprake van overmacht bij omstandigheden buiten onze redelijke macht, waaronder storingen of uitval bij hosting-, database- of betaalproviders, grootschalige internet- of stroomstoringen, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en natuurrampen. Tijdens overmacht worden onze verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mag ieder van beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtig te zijn.

11. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

Voor de gegevens van gasten die via jouw QR-code bestellen ben jij verwerkingsverantwoordelijke en treedt BEK Management op als verwerker. Deze sectie geldt als de verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft. Voor je eigen accountgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; daarop is onze privacyverklaring van toepassing.

• Onderwerp en duur. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend om de in sectie 2 beschreven dienst te leveren, voor de duur van het abonnement.
• Soort gegevens en betrokkenen. Van gasten: de naam of voornaam die de gast zelf invult, de inhoud van de bestelling, een eventuele opmerking, het tafelnummer en het tijdstip. Betrokkenen zijn de gasten van het restaurant en de medewerkers aan wie je toegang geeft. Wij verwerken géén betaalgegevens van gasten: die lopen rechtstreeks via Mollie.
• Instructies. Wij verwerken de gegevens alleen op jouw gedocumenteerde instructie, waaronder deze overeenkomst, tenzij een wettelijke verplichting ons anders voorschrijft. In dat geval informeren wij je vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.
• Vertrouwelijkheid. Iedereen die namens ons toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht.
• Beveiliging. Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG, waaronder versleuteld transport (HTTPS), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangsbeperking en technische scheiding van de gegevens per restaurant.
• Subverwerkers. Je geeft ons algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele lijst staat in onze privacyverklaring (op dit moment Supabase, Vercel, Mollie, Sentry, Resend en Moneybird, alle met verwerking binnen de EU). Wij melden een voorgenomen wijziging ten minste dertig dagen vooraf; je mag daartegen bezwaar maken en in dat geval het abonnement per de ingangsdatum opzeggen.
• Doorgifte buiten de EER. Gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Is doorgifte daarbuiten onvermijdelijk, dan gebeurt dat alleen met een geldig overdrachtsmechanisme (zoals de standaardcontractsbepalingen van de Europese Commissie).
• Rechten van betrokkenen. Wij helpen je, voor zover redelijkerwijs mogelijk, om verzoeken van gasten over inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit af te handelen. Richt een gast zich rechtstreeks tot ons, dan verwijzen wij door naar jou.
• Datalekken. Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat wij daarvan kennis hebben genomen, met de informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht binnen 72 uur richting de Autoriteit Persoonsgegevens na te komen. Wij ondersteunen je waar nodig ook bij een DPIA en voorafgaande raadpleging.
• Teruggave en verwijdering. Bij het einde van het abonnement verwijderen wij de persoonsgegevens of geven wij ze op jouw verzoek terug, behalve waar wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Controle. Wij stellen op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat wij deze verplichtingen nakomen, en maken een audit door jou of een door jou ingeschakelde onafhankelijke auditor mogelijk: ten hoogste eenmaal per jaar, tijdens kantooruren en na redelijke aankondiging. De kosten van een audit komen voor jouw rekening, tenzij daaruit een wezenlijke tekortkoming van ons blijkt.

12. Duur, verlenging en opzegging

Het abonnement gaat in op de datum van de eerste betaling en wordt aangegaan voor één maand. Daarna wordt het telkens stilzwijgend met een maand verlengd, tenzij het wordt opgezegd.

Je kunt op elk moment opzeggen via de opzegknop in je dashboard of per e-mail. De opzegging gaat direct in. Dat betekent concreet: je gasten kunnen vanaf dat moment niet meer via de QR-codes bestellen, er wordt niets meer geïncasseerd, en de resterende dagen van de lopende maand worden niet terugbetaald. Zeg dus bij voorkeur op tegen het einde van je betaalde maand. Je menu, tafels en bestelhistorie blijven bewaard, zodat je later zonder verlies opnieuw kunt starten. Wij kunnen met een opzegtermijn van één maand opzeggen.

Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij faillissement of surseance van het restaurant, of bij ernstig misbruik van de dienst. Bij beëindiging vervalt de toegang tot het dashboard en worden de QR-codes gedeactiveerd. Je kunt tot dertig dagen na beëindiging een export van je gegevens opvragen; daarna verwijderen wij ze, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.

13. Wijziging van voorwaarden en prijzen

Wij mogen deze voorwaarden en de prijzen wijzigen. Een wijziging kondigen wij ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan. Ben je het niet eens met een wijziging die je nadelig raakt, dan mag je het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, zonder extra kosten. Gebruik je de dienst na die datum, dan gelden de nieuwe voorwaarden. Aanpassingen die voortvloeien uit de wet of uit een gewijzigd btw-tarief mogen wij direct doorvoeren.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Wij proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank in het arrondissement waar BEK Management is gevestigd.

Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die het doel ervan zo dicht mogelijk benadert.