Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

BEK Management is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de restaurants die BEK Management gebruiken (onze klanten). Voor de gegevens van gasten die via een restaurant bestellen, treedt BEK Management op als verwerker: het restaurant bepaalt het doel, BEK Management verwerkt namens hen.

De verwerkersovereenkomst die artikel 28 AVG voorschrijft, is opgenomen in sectie 11 van onze algemene voorwaarden. Een restaurant hoeft daarvoor dus geen apart contract te tekenen.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld; dat is voor een organisatie van deze omvang en aard niet wettelijk verplicht. Vragen kun je stellen via het e-mailadres hierboven.

2. Welke gegevens verwerken we?

Van restauranthouders (onze klanten):

• Naam van de zaak en het e-mailadres waarmee je een account maakt.
• Inloggegevens (je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen; wij zien het nooit).
• Abonnements- en facturatiegegevens: het gekozen product, de betaalhistorie van het abonnement en de SEPA-machtiging. De machtiging en het rekeningnummer worden bij onze betaalprovider Mollie vastgelegd, niet op onze eigen servers.
• De betaalkoppeling met Mollie (via een beveiligde koppeling; wij slaan geen bankgegevens van je zaak op onze eigen servers op).
• Technische gegevens die nodig zijn om de dienst veilig te houden, zoals het IP-adres bij inloggen en bij het versturen van formulieren (voor misbruikpreventie en snelheidsbegrenzing).

Van gasten die bij een restaurant bestellen:

• De voornaam of naam die de gast zelf invult bij het bestellen (om de bestelling te kunnen thuisbrengen aan tafel).
• De inhoud van de bestelling en een eventuele opmerking.
• Het tafelnummer en het tijdstip van de bestelling.
• Betaalgegevens worden niet door BEK Management verwerkt: de betaling loopt rechtstreeks via Mollie naar het restaurant.

Wij vragen gasten niet om een e-mailadres, telefoonnummer of account. Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt.

3. Waarom en op welke grondslag?

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): een account aanmaken en beheren, bestellingen tonen op het keukenscherm, betalingen mogelijk maken, het abonnement incasseren en contact met je opnemen over je account.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): de dienst veilig, stabiel en bruikbaar houden: denk aan technische foutmeldingen, misbruikpreventie en snelheidsbegrenzing. Ons belang bij een werkende, veilige dienst weegt hier op tegen de beperkte impact op jouw privacy.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): de fiscale bewaarplicht voor de financiële administratie.

Gastgegevens verwerken wij uitsluitend in opdracht van het restaurant; de grondslag daarvoor bepaalt het restaurant zelf.

4. Met wie delen we gegevens (verwerkers)?

Om BEK Management te laten werken, gebruiken we een aantal betrouwbare dienstverleners. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten en zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht:

• Supabase: database, accounts en opslag van menufoto's (servers in de EU).
• Vercel: hosting van de webapplicatie (regio Frankfurt, EU).
• Mollie: verwerking van de betalingen en van de SEPA-incasso van het abonnement (Nederlandse betaaldienstverlener).
• Sentry: technische foutmeldingen om de app stabiel te houden (EU-datacenter). Gevoelige velden zoals wachtwoorden en bestelnotities worden hierbij afgeschermd.
• Resend: verzending van de e-mails rond je account (bevestigingscode bij registratie en de link om je wachtwoord te herstellen). Hiervoor wordt alleen je e-mailadres verwerkt.
• Moneybird: onze boekhouding en de facturen voor het abonnement. Hierbij worden je bedrijfsgegevens, e-mailadres en de factuurbedragen verwerkt. Dit betreft uitsluitend gegevens van restaurants, nooit gegevens van gasten.

Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Is doorgifte daarbuiten onvermijdelijk, dan gebeurt dat uitsluitend met een geldig overdrachtsmechanisme, zoals de standaardcontractsbepalingen van de Europese Commissie. Schakelen wij een andere of aanvullende verwerker in, dan melden wij dat ten minste dertig dagen vooraf aan de restaurants die de dienst gebruiken.

We verkopen je gegevens nooit aan derden en gebruiken ze niet voor advertenties.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

BEK Management gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn om de dienst te laten werken:

• Een beveiligde sessiecookie waarmee je ingelogd blijft in het dashboard.
• Tijdelijke opslag in je browser van het winkelmandje en de taalkeuze van de gast, zodat een bestelling niet verloren gaat.
• Een willekeurig kenmerk dat een paar uur bewaard blijft, uitsluitend om te tellen hoeveel bestellingen er vanaf één toestel worden geplaatst. Zo blijft misbruik afgeremd zonder dat een heel gezelschap aan dezelfde tafel wordt tegengehouden. Het kenmerk is een toevalsgetal: het bevat geen naam of e-mailadres, wordt niet aan je bestelling gekoppeld en volgt je niet buiten deze bestelpagina.

Wij plaatsen geen tracking-, advertentie- of analytische cookies en volgen je niet over andere websites. Voor strikt noodzakelijke cookies is op grond van de Telecommunicatiewet geen toestemming vereist; daarom zie je geen cookiebanner.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Accountgegevens: zolang je een account bij ons hebt, en tot dertig dagen na beëindiging van het abonnement.
• Bestelgegevens (inclusief gastnaam en opmerking): zolang het restaurant ze nodig heeft voor zijn administratie, en niet langer dan de bewaartermijn die het restaurant als verwerkingsverantwoordelijke bepaalt.
• Facturen en betaalgegevens van het abonnement: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Technische foutmeldingen en logbestanden: maximaal negentig dagen.

7. Hoe beveiligen we gegevens?

Verkeer verloopt versleuteld (HTTPS). Gegevens van het ene restaurant zijn technisch afgeschermd van die van een ander, op databaseniveau en niet alleen in de weergave. Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot de database is beperkt en beveiligd, en publieke formulieren zijn voorzien van snelheidsbegrenzing tegen misbruik.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. Er vindt geen profilering plaats.

9. Je rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren of aanvullen;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.

Stuur je verzoek naar contact@bekmanagement.nl. We reageren binnen één maand. Ben je gast van een restaurant? Richt je verzoek dan tot dat restaurant: zij bepalen wat er met die gegevens gebeurt; wij helpen hen daarbij. Je kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan beoordelen wij die direct en informeren wij het betrokken restaurant zonder onredelijke vertraging, met de informatie die nodig is om binnen 72 uur een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te kunnen doen. Waar de wet dat voorschrijft, informeren wij ook de betrokkenen zelf.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we onze klanten per e-mail.